當(dāng)電子郵件成為現(xiàn)代人生活不可或缺的聯(lián)絡(luò)溝通方式，對(duì)于企業(yè)而言，更是常常通過(guò)電子郵件傳達(dá)信息以及從事對(duì)外商業(yè)交流，因此電子郵件機(jī)制逐步已經(jīng)成為企業(yè)正式文件的傳遞方式。然而，守內(nèi)安信息科技對(duì)于郵件良好的備存處理常常不經(jīng)易地忽略，對(duì)于企業(yè)而言，短時(shí)間雖然感覺(jué)不到，但長(zhǎng)期來(lái)看會(huì)有一定程度的影響，尤其是當(dāng)企業(yè)愿意開(kāi)始著手進(jìn)行郵件歸檔的規(guī)劃，未來(lái)一定會(huì)碰到儲(chǔ)存空間規(guī)劃的問(wèn)題，但除了儲(chǔ)存空間規(guī)劃之外，分權(quán)管理的問(wèn)題其實(shí)也經(jīng)常發(fā)生，因此希望通過(guò)本文，能讓各位讀者對(duì)電子郵件歸檔與空間規(guī)劃、分權(quán)管理多一點(diǎn)的認(rèn)識(shí)及概念。

以下守內(nèi)安就電子郵件歸檔機(jī)制與儲(chǔ)存空間規(guī)劃的必要性說(shuō)明：

企業(yè)最常碰到的郵件歸檔原因?yàn)楹危?/span>

就經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，企業(yè)會(huì)決定開(kāi)始進(jìn)行郵件歸檔往往有幾個(gè)原因，無(wú)非是作未來(lái)發(fā)生商業(yè)糾紛時(shí)可能的舉證，或是當(dāng)郵件服務(wù)器或是個(gè)人端的郵件郵箱出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，尚可將預(yù)先備存的郵件進(jìn)行還原；獲知國(guó)家頒布相應(yīng)法規(guī)，企業(yè)必須遵守。這些是一般企業(yè)最常遇到的情況。就國(guó)內(nèi)而言，法規(guī)的強(qiáng)制性尚且不足，因此除非需要在美國(guó)上市，或是與歐美企業(yè)有生意往來(lái)，才有可能因此而必須遵循法規(guī)。

而政府也發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)管理在公司治理上影響層面越來(lái)越大，逐步訂立了各種管理辦法，諸如2010年1月1日即將實(shí)施的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，就做了許多的要求事項(xiàng)，進(jìn)一步銀監(jiān)會(huì)更于2009年6月1日發(fā)布且開(kāi)始實(shí)施的《商業(yè)銀行信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理指引》，提出要建構(gòu)信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理的"三道防線(xiàn)"（即信息科技管理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)），并要求商業(yè)銀行在決策層設(shè)立首席信息官（CIO），有利于商業(yè)銀行加強(qiáng)信息科技治理，提升銀行信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理水平及要求進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)的信息保護(hù)。

 “郵件歸檔”與“郵件備份”有何不同？

許多人常把“郵件歸檔”與“郵件備份”搞混，其實(shí)兩者是不太一樣的。企業(yè)其實(shí)平日均已針對(duì)郵件的部分做備份，一般備份做法往往將所有郵件包含系統(tǒng)備成一大包，再將此備份文件備至磁帶區(qū)備存。如果真的遇到要調(diào)閱歷史郵件的狀況，會(huì)出現(xiàn)需要花費(fèi)許多時(shí)間來(lái)尋找郵件的情況，如此可能會(huì)因?yàn)楹馁M(fèi)時(shí)間而失去了商機(jī)或其他不利的情況。

然而，如果平日作的不只是“郵件備份”，而采用的是“郵件歸檔”的方式，則結(jié)果就不太一樣了，原因是“郵件歸檔”的定義可以比喻為圖書(shū)館，書(shū)籍上架之前會(huì)先依書(shū)籍性質(zhì)作分類(lèi)，如此未來(lái)在調(diào)閱時(shí)就可以輕松找到想要的書(shū)。同理可證，如果將郵件性質(zhì)定義后做郵件分類(lèi)，如此一來(lái)無(wú)論是要找老板的信，或是部門(mén)的信，甚至個(gè)人的信，都將因?yàn)橛惺孪茸龇诸?lèi)，在未來(lái)調(diào)閱郵件或取信時(shí)都會(huì)顯得相當(dāng)輕松。

郵件歸檔適合什么樣的儲(chǔ)存設(shè)備？建議在線(xiàn)備存多久呢？

何種儲(chǔ)存設(shè)備較為適合？守內(nèi)安認(rèn)為還是看企業(yè)本身的需求而定，在郵件歸檔中比較建議在歸檔前先針對(duì)該檔案作定義，一般的定義是較重要的郵件數(shù)據(jù)擺在較高檔的儲(chǔ)存設(shè)備，較不重要的可以選擇較低階的儲(chǔ)存設(shè)備或是刻成光盤(pán)儲(chǔ)存。

在實(shí)際與客戶(hù)的互動(dòng)經(jīng)驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)刻成光盤(pán)儲(chǔ)存的比較少見(jiàn)，一般都是采用storage(磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器)與tape(磁帶)作儲(chǔ)存。不過(guò)如果要從磁帶機(jī)上調(diào)數(shù)據(jù)，首先當(dāng)然必須要知道數(shù)據(jù)放在哪一卷，如果數(shù)據(jù)較久遠(yuǎn)的話(huà)，通常只是大略猜測(cè)放在哪幾卷，再將磁帶中的數(shù)據(jù)倒回至某一個(gè)磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器的空間中，再?gòu)脑摽臻g中找尋想要的數(shù)據(jù)，過(guò)程相當(dāng)繁復(fù)。然而由于磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器(storage)技術(shù)提升迅速，價(jià)格也因競(jìng)爭(zhēng)越趨白熱化而逐步下跌，新的郵件調(diào)閱技術(shù)中已經(jīng)可以做到直接將storage上的空間掛載之后，直接調(diào)閱該信并將信還原，此作法比較起來(lái)比前一個(gè)方式快速且方便許多。

至于郵件要備存多久，則看公司策略而定，以及實(shí)際的每日平均郵件量而定，如果每日郵件量平均有10G，每個(gè)月就大致需要300G，如果希望在線(xiàn)(on line)保存半年的話(huà)，大致上就需要規(guī)劃2TB的容量，以此類(lèi)推。

分權(quán)管理的必要性：

當(dāng)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的定義以及storage的導(dǎo)入完成后，一般管理員就會(huì)開(kāi)始詢(xún)問(wèn)并說(shuō)明分權(quán)管理的必要性及重要性，因?yàn)槊總�(gè)部門(mén)都不希望讓其他部門(mén)了解該部門(mén)郵件內(nèi)容，除此之外也會(huì)出現(xiàn)某些主管希望能得知該部門(mén)郵件的狀況，甚至老板也不希望管理員能看到其郵件等各式各樣的狀況，由此可見(jiàn)，分權(quán)管理將會(huì)是企業(yè)導(dǎo)入郵件歸檔之后所必定會(huì)面對(duì)到的難題。

從以上幾點(diǎn)說(shuō)明，守內(nèi)安詮釋了了解電子郵件歸檔與儲(chǔ)存空間規(guī)劃的重要性，以及分權(quán)管理的必要性，但是只有了解而沒(méi)有后續(xù)的執(zhí)行，也等于是功虧一簣。因此無(wú)論是企業(yè)甚至是個(gè)人，在日常生活中便必須養(yǎng)成定期歸檔的好習(xí)慣，當(dāng)然也要時(shí)常觀察儲(chǔ)存設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，避免出現(xiàn)當(dāng)機(jī)或出現(xiàn)異常的狀況。其實(shí)對(duì)企業(yè)而言，無(wú)論是業(yè)務(wù)所需或是應(yīng)付法規(guī)稽核，只要平常準(zhǔn)備得宜，就可以不用擔(dān)心面對(duì)突發(fā)狀況。對(duì)個(gè)人而言，如果遇到個(gè)人的郵箱出現(xiàn)狀況，也能將郵件重新還原。希望各位能重新檢視內(nèi)部需求，訂定合適且高效率的電子郵件歸檔策略及規(guī)劃兼具高效率及高穩(wěn)定性的儲(chǔ)存設(shè)備。

標(biāo)簽： 電子郵件 服務(wù)器 糾紛 美國(guó) 企業(yè) 問(wèn)題 信息技術(shù) 選擇

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