白領們經常遇到這樣的情況：“著急打印或復印，可是復合機卻一直被占用”；“出差到其他分公司，想要打印或復印就得求人幫忙”；“遇到設備故障或缺粉就更加頭疼”。面對這些困擾，近幾年，不少知名的大中型企業(yè)都開始選用一種外包服務——富士施樂企業(yè)打印管理服務。這不僅能有效解決上述問題，提高生產力、降低成本，實現移動辦公等全新的現代辦公模式，還能讓企業(yè)從繁雜的設備管理中解脫，更專注于核心業(yè)務及企業(yè)的發(fā)展。全球著名的會計師事務所P公司就是其中之一。

這家被稱為國際四大之一的會計師事務所在采用文件管理外包服務前，在北、上、廣、深四個分公司共有350多臺不同品牌的打印機和數碼復合機。但每到業(yè)務高峰期，就會出現“排隊”打印、復印的情況，部分設備還會因文印量過大而故障頻發(fā)。而當員工出差至其他分公司時，根本無法用當地設備打印、復印。這些都已嚴重影響工作效率，而且辦公成本也難以控制。為徹底解決這些問題，確保公司業(yè)務不受影響，P公司在參考總部及海外公司的成功經驗后決定選擇與富士施樂合作。

富士施樂首先為P公司業(yè)務量最大的北、上、廣、深四個分公司進行了文印管理評估和統(tǒng)計分析，包括四家分公司所有設備的具體分布、每臺設備的性能及故障率、各部門文印量、文印需求等，并提出將單功能、低端、故障率高的老舊設備淘汰，增加高輸出速度的數碼復合機以及統(tǒng)一的文件管理解決方案。

  根據評估報告，富士施樂對分散在各辦公區(qū)的打印設備進行了優(yōu)化，四地原有的桌面打印機只保留56臺性能良好的設備，并在各地辦公區(qū)的每個樓層分別配備了兩臺市場輸出速度最快的高端數碼復合機——每分鐘輸出65頁的黑白數碼復合機ApeosPort-V 6080和彩色數碼復合機ApeosPort-VC6675。

這些先進的文印設備配合富士施樂的文件管理解決方案，不僅能夠滿足業(yè)務高峰期各部門的文印需求，更大幅提升了P公司整體文印輸出品質和員工的工作效率，也讓P公司步入全新的現代辦公模式。例如，員工通過刷卡認證進行設備操作，有效避免了信息泄露；在掃描時，員工不需要再通篇檢查稿件，設備可以自動忽略空白頁和調整文字朝向，并且可根據預先設置的快捷鍵，直接將掃描件發(fā)送至指定相關人員；在附近數碼復合機被占用時，員工可到同一網絡任意設備刷卡進行打印、復印，從而告別了緊急文件輸出，設備卻被占用的情況。此外，員工還可通過手機、ipad等移動設備實現圖片、PDF、Word、Excel和PPT的直接打印，并且在打印輸出之前通過預覽將錯誤打印率降到最低。而經常出差往來于北、上、廣、深及香港各地的員工也可以在異地辦公室直接刷卡打印、復印。

富士施樂的文件管理解決方案令企業(yè)管理也變得更加簡單、可控。P公司的IT設備管理人員可通過權限設置控制成本,即對每個員工的打印、復印以及彩色等設備的操作權限進行設置，例如，僅將彩色打印的權限開放給有彩色打印需求的部門。同時，外包服務還可以幫助P公司清楚了解各部門或個人的文印打印量、分析設備使用率等。富士施樂每月為P公司提供一份詳細的服務報告，讓管理層能夠及時掌握設備狀況、耗材消耗、碳排放數據、各部門印量及使用成本等具體信息。

值得一提的是，富士施樂的文件管理外包服務涵蓋了全部的設備運營管理，包括所有不同品牌設備的保養(yǎng)、維修、零配件和耗材的更換等，這讓P公司徹底擺脫了在設備日常維護以及與不同品牌服務商聯(lián)絡等方面繁瑣的行政工作。此外，為避免設備臨時發(fā)生故障而影響工作，富士施樂還專門在業(yè)務高峰期派工程師常駐P公司，以確保設備的高效穩(wěn)定運行。

“富士施樂的文件管理外包服務帶來的效果完全超出我們的預期，可以說徹底改變了我們的辦公方式，甚至是企業(yè)管理模式。無論是管理層、行政部門還是所有直接使用設備的員工都感覺輕松多了。”P公司的相關負責人對富士施樂的服務模式非常滿意，“現在，設備使用情況和成本更加透明，這將更有利于我們未來對辦公資產和業(yè)務流程的優(yōu)化管理。” 目前，公司已經計劃將這一服務盡快應用到全國其他15個城市的分公司，以實現各地公司的標準化、統(tǒng)一化辦公，為業(yè)務的持續(xù)發(fā)展保駕護航。

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