各大公司的企劃部、市場部、品牌部、營銷部和運營部的小伙伴們，馬上就要10月了，你們是不是已經(jīng)開始著手準備，或者組織規(guī)劃公司的年會（晚會）了？

不要以為年會只是一場公司內(nèi)部的狂歡活動（如果是這樣，交給行政部妹子辦就好了）。作為既抗得起品牌、搞得定客戶、做得了活動的你，年會這么一個大展拳腳的機會一定要好好發(fā)揮，畢竟，往小了說，年底的績效評估它可占了至少一半的作用。

往大了說，如果辦得好，那將是一場集合客戶、合作伙伴、上下游公司的一場品牌活動，不僅可以增強搞好客戶關系，為下年的合作做好基礎，還能打造一場聲勢浩大的品牌勢能，彰顯企業(yè)實力，提升行業(yè)影響力。也能減輕一下明年開年的運營負擔。

說了這么多，那么，要達到如此多目的的年會究竟應該怎樣策劃和執(zhí)行呢？去年我所在的公司剛好舉辦了一場600人以上、活動現(xiàn)場十分順暢，并且廣受客戶及領導好評的年會。

先說說活動背景。公司是一個B2B平臺，可以大致想象成地產(chǎn)行業(yè)的阿里巴巴。去年12月下旬，為了打造行業(yè)影響力，邀請了供需雙方的實力客戶一起參加的年會，主要活動內(nèi)容包括演講、論壇、頒獎三部分內(nèi)容。最開始預計參會人是300+。（后來發(fā)現(xiàn)熱度太高，直接參會人翻番）

先甩一張整體圖（因為一個活動涉及的內(nèi)容太多，這里主要梳理方案策劃及流程部分，不涉及創(chuàng)意方面）

（右擊，在新標簽頁中打開即可查看大圖）

第一步：確定活動方案

所謂主線方案是指，確定活動的主要內(nèi)容，其中包括但不僅限于活動目標、活動時間和地點、活動形式、活動大致流程。因為整個策劃案的細節(jié)都是以這幾方面作為核心點的。

1、活動目標：就是指想通過本次活動達到什么目的

具體如何確定呢？

首先給活動定個基調(diào)，是品牌宣傳活動，還是促銷活動，還是用戶運營活動。因為不同的類型的活動確定目標的標準和維度不一樣。就去年的那次活動來說，更傾向于品牌宣傳活動，目的是為了提升公司品牌在整個行業(yè)的知名度和影響力。

大方向的活動目標確定后，再分解目標。思考方式是，通過哪些方面能體現(xiàn)一個公司品牌的影響力呢？我們主要考慮了以下幾個方面：

地產(chǎn)行業(yè)知名企業(yè)（開發(fā)商端+供應商端）的參與數(shù)。我們的評價維度是行業(yè)前20 地產(chǎn)行業(yè)意見領袖的參與數(shù)。像王石這種大咖，以及百強地產(chǎn)行業(yè)總經(jīng)理級別人士 作為一個行業(yè)性盛會，必須新的、領先的觀點。所以需要邀約相關人士進行演講分享及論壇討論等 另外，本次活動作為線上評選的承接，需要針對供需雙方頒獎。以這個角度也能增加邀約嘉賓的砝碼。

2、活動形式

通過活動目標分解，活動形式已經(jīng)呼之欲出了。對應我們的目標分解內(nèi)容來看，本次活動至少包含以下幾方面的內(nèi)容：

行業(yè)大咖演講及觀點分享，可分為開發(fā)商端大咖分享和供應商端大咖分享。 論壇環(huán)節(jié)。通過集中討論，碰撞出思維的火花。 現(xiàn)場頒獎。為了體現(xiàn)隆重性和權(quán)威性，可以讓開發(fā)商端行業(yè)大咖給供應商端頒獎，并且頒獎必須有獎牌獎碑類的實物。 年會活動一般相當于慶功宴，大家都需要對辛苦一年的自己坐一個犒賞。另外，頒獎這么熱鬧的是，優(yōu)勢行業(yè)供需雙方都在場，組織一場晚宴是十分必要的。一方面把活動推向高潮，另外方面促進雙邊的交流，增加活動的滿意度。

3、活動時間

需要考慮幾方面：

對參會人來說是否方便。許多公司都會進行一年的總結(jié)，如果有一個行業(yè)性的獎項，也是成績的體現(xiàn)，所以活動時間必須選在大部分公司進行年終總結(jié)之前。 對作為主辦方的我們來說，地點是否方便時間是否充裕。一般來說本地作戰(zhàn)比較方便，在物資、人員調(diào)配以及成本上，都能進行較好的把控。時間上，根據(jù)活動可能需要的大宗事項準備進行預估，一般來說，都是一個月。 確定公司的資源及預算。前面我們分析過，行業(yè)性大咖的邀請將成為本次活動成敗的關鍵，所以公司已有的人脈及企業(yè)資源主要集中在哪里，如果在廣深，那最好將活動地點定在廣深。另外預算上也需要考慮，異地作戰(zhàn)的話，各方面的費用都會增加。另外參會人的差旅住宿也是一大開支。

綜合以上幾方面的考慮，權(quán)衡之后作出你活動地點的選擇。

4、活動大致流程

活動形式基本確定后，再進行細節(jié)的豐滿。主要考慮以下兩個方面：

活動的流暢性。舉個極端的例子：聽了20分鐘演講，主持人說來大家一起合個影，然后再坐回去接著聽，這典型不流暢的。 人性的特點。人能夠高度集中精力的時間一般也就20分鐘，所以演講時間最好控制再20分鐘分鐘以內(nèi)。不間斷做類似事情的時間，大概是2-3個小時（比方說我們讀書、上班，都是分上午和下午），所以同一類型的活動需要不宜持續(xù)超過3個小時，中間最好穿插其它類型的活動，以幫助參與者放松。

通過以上兩方面的考慮，我們將活動流程豐滿至如下。

第二步：確定活動的落地方案

一個活動能否成功，關鍵在于執(zhí)行。當方案確定那一刻，你會發(fā)現(xiàn)，欣喜轉(zhuǎn)瞬即逝，接下來就是壓力山大。因為要做的大大小小的事情實在是太多了。這個時候，你就需要以下3大法寶。

1、取得公司層面支持，明確自己的權(quán)利和義務

好幾百人的大會，不可能由一兩個人完成，整體需跟進事和調(diào)配的資源極大。這個時候，你可以根據(jù)活動方案，大致估算一下需要的人手以及涉及到的部門，取得公司層面的支持，并有公司層面宣傳由你擔當這次活動的總統(tǒng)籌，所有人必須以這件事為先，聽你調(diào)配。

這里有兩個關鍵點：

公司要了解這件事的重要性，需要你或者你的領導去溝通和傳達。 一定要召集所有相關人，然后由公司層面宣傳由由你統(tǒng)籌。這樣你才能名正言順。

2、將活動方案“進化”成落地方案

在取得統(tǒng)籌權(quán)利和公司支持后，你需要合理利用這些人員和資源�；顒臃桨钢荒芨嬖V大家，我們大概要做一個什么事情，并不能讓大家知道這個活動具體要做什么事，什么時候做，以及要做到什么程度。所以落地方案就非常重要了。這里有幾個步驟：

用活動方案，告訴大家，我們要做一件大事，做好了之后有什么效果和好處。 用落地方案，告訴大家，為了達到這些目的，做成這件大事，我們需要做123456這些事。1由誰負責，2由誰負責….每個小組需要達成一個什么樣的分目標，這件事情的關鍵點是什么，等等。 我將作為大家強力的后盾，有任何疑問隨時找我。而我，也將隨時了解各位的進展情況。 任務分解，責任到人，保證每個人明確自己的任務。

注：這里只截圖了一小部分

第三步：確定活動關鍵型元素：如酒店，并進行實地踩點（多次�。�

這點其實歸于前面的部分，之所以單獨拿出來說，是因為酒店作為整場活動的承載點，必須確人好各項細節(jié)，才能進行下一步的安排。

1、預定酒店：像五星級酒店，容納500人以上的酒店，提前2個月預定可以省十多萬

2、酒店硬件確定：是否配備LED屏，酒店自帶的LED屏是否足夠大氣；音響效果，話筒；外接音響等設備接線是否方便；控制室在哪里，是否方便等等。

3、酒店裝飾確定：是否有空間搭建燈光桁架，現(xiàn)場哪些地方可以放背景板，哪些地方可以貼海報等等。如果有些必要的地方不能貼物料，與酒店人員提前溝通等。

4、同時還要注意，酒店方直接對接人員配合度怎樣，反應是否及時。因為到時候現(xiàn)場如果酒店配合慢，將引起巨大的問題。

第四步：活動前期準備

這里包括三個部分，一是“硬裝”準備，一個是“軟裝”準備，還有一個是“活動人員”準備。

1、硬裝

“硬裝”主要是指活動現(xiàn)場“硬”的設備，如燈光、音響、屏幕切換器、LED屏等。這部分工作準備好了，活動流程的順利進行就保證了一大半。

這部分工作的難點在于找到質(zhì)量好、服務好、配合度高的服務商。一般有兩種方法，一是盤點公司或者自己手頭上已有的已合作過的服務商資源，二是發(fā)動公司所有人及自己的關系尋找新的服務商。主要要做到貨比三家，從東家獲取專業(yè)知識去比對西家的產(chǎn)品及報價，這樣才不容易被坑。

2、軟裝

“軟裝”主要是指活動現(xiàn)場的裝飾性物料，如背景板、臺卡如座位卡簽到卡等、海報、參會證、裝袋資料等等。這部分需要把控的是

確定現(xiàn)場整體的“裝修圖”，及現(xiàn)場物料怎么擺放，統(tǒng)一設計風格及必要元素（如LOGO、年會主題）。 各物料的材質(zhì)、尺寸、數(shù)量、價格、預計印刷時間等等。材質(zhì)則需要特別注意的是，一定要打樣，親眼看到親手摸到才能放心。

3、活動人員

“活動人員”是指非公司內(nèi)部人員的現(xiàn)場活動人員，比如接待禮儀、節(jié)目表演人員、安保人員等等。這部分人員也需要提前與相關服務公司確認，人員數(shù)量、到場時間、彩排時間、表演的具體節(jié)目等等。為了保證活動整體水平，像禮儀的服裝、表演的節(jié)目風格等等，都需要統(tǒng)籌人員進行最后的確定。

關于以上幾點，我的建議是，可以讓服務商畫好現(xiàn)場搭建圖，如燈光服務商畫好現(xiàn)場燈光搭建圖，廣告物料服務商確定現(xiàn)場各種物料的擺放圖并表明尺寸。當然，如果公司有預算，以上這些公司可以全部外包給策劃公司。但作為統(tǒng)籌人員的我們，了解基本套路，才能不被策劃公司忽悠。

第五步：跑流程、現(xiàn)場物料最后確認及彩排

1、跑流程

主要指兩個方面：

作為總統(tǒng)籌，需要不斷在腦海中梳理每個流程細節(jié)，想象在腦海里開一場年會，從頭到尾走上幾遍。 當基本物料和人員配備都準備好之后，拉上關鍵人員如主持人、各項目負責人、關鍵環(huán)節(jié)工作人員一起跑幾遍流程。（這里的關鍵環(huán)節(jié)是指你覺得可能出問題、復雜的環(huán)節(jié)）。

多跑幾遍并不斷調(diào)整其中可能出現(xiàn)問題的地方，這樣能最大限度保證真正活動時的順利進行。

2、現(xiàn)場物料最后確認必須對照物料清單一個個核對

“硬裝”比較大，數(shù)量好清點，但如果某一項出現(xiàn)紕漏將影響活動流程的順利進行，如音響設備等。這種需要在彩排時多次試用確認，最好準備好備用方案，如多備一套音響設備。

“軟裝”方面出現(xiàn)大問題的可能性不大，但小問題如打印錯文案等，解決方法時相對大型物料提前確定，小型的廣告物料一般當天能緊急做出來。

3、彩排

彩排大家都懂，就是抽出一天時間將所有工作人員，硬件設備操作人員、禮儀節(jié)目表演等活動人員全部拉到現(xiàn)場，根據(jù)活動流程全部大致走一遍。

多說一句，非公司內(nèi)的工作人員，其余的可能會有費用產(chǎn)生，一般表演人員都是按天結(jié)算的。

第六步：活動現(xiàn)場把控

如果活動前期準備比較充分，一般來講現(xiàn)場出現(xiàn)大問題的可能性不大。但老話說得好，“計劃趕不上變化”，做過線下活動的朋友都知道，現(xiàn)場總會多多少少出現(xiàn)一些小問題。這里，給大家?guī)�點建議：

1、建立現(xiàn)場會務微信群

微信作為實時溝通工具，可以在微信群隨時了解各處的情況。也可以把相關領導拉進去，因為領導在接觸客戶過程中，可以發(fā)現(xiàn)另一個角度的問題。隨時提要求，我們可以隨時調(diào)整。

2、關鍵項目負責人必須人手一個對講機

這與微信群互為補充，也是為了更快響應現(xiàn)場的變化和需求。微信群用于全面了解現(xiàn)場的情況，無論是誰反饋的問題，無論問題大小都可以隨時了解。而對講機用于下達指令，讓各項目負責人快速響應，解決問題。

3、主持人旁邊必須有一個人協(xié)助

雖然前期的方案、大致流程與領導過過，但是很多小細節(jié)其實領導在策劃過程中并不在意，但在現(xiàn)場可能隨時會提出改進意見，比方說茶歇提前10分鐘，主持稿的小改動等。主持人要時刻保持狀態(tài)，這些小細節(jié)就需要有人實時關注微信群，并確定好之后告訴主持人。甚至準備好修改后的主持稿。

4、現(xiàn)場總統(tǒng)籌必須呆在固定位置

現(xiàn)場總統(tǒng)籌與活動方案的總策劃最好是一個人，這樣這個人能完全知道現(xiàn)場各個環(huán)節(jié)的細節(jié)，也知道萬一出現(xiàn)什么問題，立即找到響應的項目負責人�？偨y(tǒng)籌建議長駐在設備控制區(qū)（放置屏幕切換器、電腦、音響設備控制的地方），現(xiàn)場任何工作人員有任何問題，都知道去哪里找總統(tǒng)籌，避免像無頭蒼蠅一樣找不到具體事項的負責人。

第七步：活動收尾及復盤

活動終于順利結(jié)束了是不是松了一口氣？是的，可以松一口氣，但第二口氣得馬上提起來。因為你還要收拾現(xiàn)場、盤點剩余的物料、確保運輸?shù)轿�；結(jié)算服務商尾款、跟公司報銷；還有最最重要的一點就是：活動復盤。

1、所有工作人員都要參與

在我看來，活動復盤就是再做一次活動策劃，不同的是，你有了一次實實在在的經(jīng)驗。拉上所有的工作人員一起復盤看看哪里做得不好，思考怎么改進，下次做的時候我們還可以做哪些提升；復盤哪里做得好，為什么做得好，下次是不是可以更好。

必須所有的有參與過的工作人員一起哦，因為每個人看到的角度不一樣，思考點不一樣。最核心的是，只有當時做這件事的人，才真正知道這件事怎么改進更好。

2、整理關鍵服務商信息以備以后使用

服務商資源對于策劃來講，就跟客戶資源對銷售一樣重要。所以必須建立服務商信息庫，記錄好聯(lián)系方式，本次活動的服務水準，優(yōu)劣勢，建議復用程度等等。

3、撰寫復盤總結(jié)，幫助自己思考

個人覺得，我以為我知道的，在寫出來的時候才發(fā)現(xiàn)自己并沒有想得很清楚。所以必須形成相關的文字或者PPT總結(jié)。一方面幫助自己思考，另一方面可以展示給所有工作人員，讓大家下次可以做得更好。

作者：幺幺

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